Ghost booking: reservering vervalt zonder check-in
Een Outlook-reservering is geen aanwezigheid. Ghost booking = no-show: je boekt een bureau, maar je komt niet. Bij Pocku vervalt een reservering automatisch zonder check-in binnen ~15 minuten (instelbaar). Het bureau is weer vrij. Dit is geen gecertificeerd BHV-systeem; het is een aanwezigheidslijst voor je kantoor.
Wat een ghost booking is
Een ghost booking is een bureareservering waar niemand komt opdagen. Je hebt de plek geclaimd in Outlook, Teams of een boekingssysteem, maar je bent er niet. De plek staat leeg. Ook wel no-show of niet komen opdagen genoemd.
In kantoren met thuiswerken is dat een groot probleem. Collega's zien in de agenda dat alle bureaus bezet zijn, lopen rond, en vinden lege stoelen. Die lege stoelen zijn ghost bookings: gereserveerd, maar niemand zit er.
Ghost bookings gebeuren ook bij parkeerplekken. Je reserveert een plek voor 9:00, maar je komt pas om 10:30. Die anderhalf uur staat de plek leeg, maar hij is geclaimd. Een collega die wel op tijd is, vindt geen plek.
Waarom een kalender niet volstaat
Veel kantoren boeken bureaus in Outlook of Google Calendar. Je maakt een afspraak, zet er "Bureau 12" in, en dat is de reservering. Het probleem: een kalenderafspraak is een intentie, geen aanwezigheid.
Je kunt van plan zijn om te komen, en dan:
- Vergeet je de afspraak te annuleren als je thuisblijft
- Zit je in de file en kom je te laat
- Kom je wel, maar neem je een ander bureau omdat dat makkelijker is
De kalender weet niet of je er bent. Hij toont alleen je plan. Dat plan is voor HR en Facilitair niet genoeg. Zij willen weten: wie was er écht?
De regel: geen check-in, reservering vervalt
Pocku heeft een simpele regel: geen check-in binnen ~15 minuten (instelbaar) → reservering vervalt automatisch. Het bureau of de parkeerplek is weer vrij. Een collega kan hem nemen.
Die 15 minuten is de standaard. Je kunt het hoger of lager zetten. 10 minuten is streng, 20 minuten is soepel. Veel organisaties kiezen 15 minuten: genoeg marge voor de lift en de koffie, maar niet zo lang dat de plek de hele ochtend geblokkeerd blijft.
Check-in begint bij de sticker, bevestigen in de webapp. Je scant de QR (of tikt NFC): reserveren nu of later. Daarna log je in om de check-in te bevestigen. Meer: scan de sticker
De Pocku Puck (LED-ring op het bureau) toont of de plek vrij, gereserveerd of bezet is. Dat helpt: de hele vloer ziet in één oogopslag wat beschikbaar is, zonder telefoon. Maar de Puck is niet verplicht voor auto-release. Een sticker is genoeg.
Bezetting week grid
Check-in is je aanwezigheidslog. HR ziet een weekgrid per persoon: kantoor, thuis of afwezig (niet aan het werk). Geen vierde “hybride”-status. Die data komt uit check-ins, gekoppeld aan je HRM op Pro of aan de gebruikerslijst in Pocku op Starter.
Een ghost booking telt niet als "op kantoor" in dat grid. Je reserveerde een bureau, maar je checkte niet in → je was er niet. Het grid toont de waarheid: je was thuis of afwezig.
Dat is belangrijk voor bezettingsanalyse. Facilitair wil weten hoeveel bureaus écht gebruikt worden, niet hoeveel er gereserveerd worden. Ghost bookings vervuilen die data. Check-in corrigeert het.
Vergoedingen: bron, geen uitbetaling
Check-in is een bron voor reiskosten en thuiswerkvergoeding. HR mag de data gebruiken. Bijvoorbeeld:
- Reiskosten: alleen als je op kantoor incheckte. Geen check-in → geen reiskosten.
- Thuiswerkvergoeding: alleen op dagen dat je niet incheckte. Check-in op kantoor → geen thuiswerkvergoeding die dag.
Belangrijk: Pocku is geen salarissysteem. Pocku betaalt niemand uit. Check-in is een aanwezigheidslog. HR kan die log gebruiken als basis voor vergoedingen, maar de uitbetaling gebeurt in je HRM of salarissysteem, niet in Pocku.
Ghost bookings betalen niets. Je reserveerde een bureau en kwam niet → geen check-in → geen reiskosten, wel thuiswerkvergoeding (als het beleid dat toestaat).
HRM-sync op Pro. AFAS, Exact en Nmbrs hebben self-serve sync op Pro: medewerkers, verlof en uren synchroniseren automatisch. Op Starter nodig je mensen uit in Pocku. HR kan de check-in-export gebruiken als basis voor vergoedingen, handmatig of via je eigen HRM-koppeling.
Prijzen
Starter: €0 per maand, tot 10 plekken (bureaus en parkeren samen), onbeperkt medewerkers. Voor altijd. Ghost-booking-release werkt ook op Starter. Geen creditcard. → Start gratis
Pro: €80/maand voor 50 plekken. Extra plekken €2 per stuk per maand. Uitgebreide rapportage, prioriteit bij support, eigen huisstijl.
Enterprise: Op maat. Multi-locatie, SSO/SAML op aanvraag, SLA-garanties, dedicated accountmanager. Mail hello@pocku.app.
Veelgestelde vragen
Wat is een ghost booking op kantoor?
Een ghost booking is een bureareservering waar niemand komt opdagen. De plek blijft geclaimd maar staat leeg. Ook wel no-show genoemd.
Na hoeveel minuten vervalt een reservering zonder check-in?
Standaard ongeveer 15 minuten, instelbaar per organisatie. Geen check-in → reservering vervalt automatisch.
Is een Outlook-reservering genoeg als aanwezigheid?
Nee. Een Outlook-afspraak is een intentie, geen aanwezigheid. Pocku vraagt om check-in: scan de sticker op het bureau. Dat bewijst dat je er bent.
Moet ik een app downloaden om in te checken?
Scan de sticker (reserveren nu of later) en log in in de webapp om de check-in te bevestigen. Zie ook: scan de sticker
Is Pocku een gecertificeerd BHV-systeem?
Nee. Check-in geeft een aanwezigheidslijst voor je kantoor, maar het is geen gecertificeerd BHV-systeem.
Betaalt Pocku reiskosten of thuiswerkvergoeding?
Nee. Pocku is geen salarissysteem. Check-in is de bron (aanwezigheidslog); HR mag die data gebruiken voor vergoedingen, maar Pocku betaalt niemand uit.
Heb ik een Puck LED nodig tegen ghost bookings?
Nee. De Pocku Puck is optioneel. Auto-release werkt met alleen een sticker. De Puck toont status (vrij/gereserveerd/bezet) voor de hele vloer, wat helpt, maar hij is niet verplicht.